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5 tareas que le puedes pasar a la IA desde hoy, aunque no seas de tecnología
No necesitas un curso ni una app nueva. Empieza por esas tareas que siempre dejas para mañana. Aquí tienes qué escribir, palabra por palabra, en la IA que ya usas.
Si sientes que todo el mundo ya está usando la IA y tú todavía no sabes ni por dónde empezar, no te preocupes. Le pasa a casi todos los dueños de negocio con los que hablo. La abrieron un par de veces, le preguntaron algo, la respuesta no los convenció y no volvieron.
No llegaste tarde. Lo más probable es que hayas empezado por el lado equivocado. La mayoría prueba lo más llamativo que vio en un video. Mejor empieza por lo aburrido: esas tareas que te pesan y que siempre terminas haciendo a las once de la noche.
Estas cinco funcionan con la IA que ya tengas a mano, sea ChatGPT, Claude o Gemini, gratis o de pago. En cada una te dejo el texto listo para copiar.
1Contestar al cliente molesto sin echarle más leña al fuego
Te llega un mensaje subido de tono y te dan ganas de contestar en caliente. O lo dejas para después y nunca respondes. La IA no se lo toma personal. Pégale el mensaje y pídele tres respuestas con calma.
Las palabras exactas
Un cliente me mandó este mensaje: [pega el mensaje]. Escríbeme tres respuestas cortas y tranquilas que le pueda mandar: una cálida, una más formal y una muy breve. Sin discutir, sin poner excusas y sin ofrecer descuentos. Que reconozca el problema y le proponga hablar por teléfono al [tu número].
Fíjate en lo de “sin ofrecer descuentos”. Decirle lo que no quieres es tan importante como decirle lo que sí. Igual que con un empleado nuevo.
2Cobrarle a un cliente sin quedar mal
Cobrar es incómodo, sobre todo si el cliente te cae bien. Por eso el recordatorio nunca sale. Pídele a la IA tres versiones de una vez: una amable, una firme y una final. Casi siempre alcanza con la primera.
Las palabras exactas
Escríbeme tres mensajes cortos para un cliente que no me pagó. La factura [número] por [monto] venció el [fecha]. El primero es un recordatorio amable, el segundo es firme y el tercero es un último aviso que menciona [un recargo por mora / que pausamos el trabajo]. Que sean educados, claros y de menos de 100 palabras cada uno.
Cuando está conectada
Así es copiando y pegando. Cuando la IA está conectada a tu contabilidad y a tu correo, te ahorras ese paso. Le preguntas “¿quién me debe hace más de 30 días?”, te da la lista y te deja cada recordatorio escrito para que lo revises. No sale nada sin que tú lo apruebes.
3Escribir en inglés sin sonar a traductor
Si tienes clientes o proveedores que hablan inglés, seguro te pasó: escribes el correo, lo pasas por el traductor y queda raro, demasiado formal o con frases que nadie usa. La IA lo escribe como lo diría alguien de allá, con el tono que le pidas.
Las palabras exactas
Te voy a contar en español lo que le quiero decir a un cliente. Escríbelo en inglés como lo escribiría un dueño de negocio en Estados Unidos: natural, amable y directo, sin sonar a traducción. Después explícame en español qué dice cada parte, para estar seguro de que es lo que quiero decir. Esto es lo que le quiero decir: [escríbelo como te salga]
Lo último es la clave: que te lo explique en español. Así nunca mandas algo que no entiendes del todo. También funciona al revés, para clientes que te escriben en inglés.
4Pasar a papel cómo haces las cosas
Casi todo lo que hace funcionar tu negocio está en tu cabeza. Cada vez que entra alguien nuevo, se lo explicas todo de nuevo. La próxima vez que hagas una tarea, grábate un audio contándola, como si le estuvieras enseñando a alguien que empezó hoy. Tu celular lo pasa a texto. Después pega ese texto con esto:
Las palabras exactas
Esto que sigue soy yo explicando cómo [la tarea, por ejemplo: doy de alta a un cliente nuevo]. Conviértelo en una guía paso a paso que alguien nuevo pueda seguir desde su primer día. Pasos numerados, frases cortas y, al final, una sección con los errores más comunes. Antes de escribirla, pregúntame todo lo que no te quede claro.
[pega el texto de tu audio]
La última frase hace que la IA te pregunte en vez de inventar. Úsala siempre que la tarea sea importante.
5Entender ese Excel que nunca abres
Las ventas del año, la lista de trabajos, los gastos. ChatGPT, Claude y Gemini te dejan adjuntar el archivo y hacerle preguntas como se las harías a tu contador.
Las palabras exactas
Este Excel tiene [las ventas de los últimos 12 meses]. Explícame en palabras simples las tres cosas más importantes que debería notar. ¿Qué [servicio o producto] me deja más ganancia y cuál viene bajando? Hazme un gráfico sencillo. Si algún dato te parece raro, avísame en vez de suponer.
Dos avisos honestos. Primero, antes de subir nada, borra nombres de clientes, números de seguro social y números de cuenta (aquí te explico por qué). Segundo, la IA a veces lee mal una columna. Antes de tomar una decisión, compara uno o dos números con lo que ya sabes.
Cuando está conectada
Hacer esto a mano todos los lunes cansa. Bien armado, el reporte de tus números te llega solo cada semana, sin exportar ni subir nada. Es una de las primeras cosas que armamos con los dueños.
Lo que nadie te dice
- Trátala como a un empleado nuevo muy capaz. Sabe mucho, pero no conoce tu negocio. Cuanto más le cuentas, mejor te responde.
- La IA hace el primer borrador. Tú lo revisas. Nunca mandes algo que no leíste.
- Hay cosas que nunca van. Números de seguro social, datos bancarios, contraseñas e información privada de tus clientes se quedan afuera.
Lo que pasa después de la primera semana
Cuando ya hiciste esto varias veces, te das cuenta de algo: te cansas de copiar y pegar. Le vuelves a explicar tu negocio, copias la respuesta, la pegas en el correo, y mañana otra vez lo mismo.
Ese es el momento de dejar de chatear con la IA y darle un lugar dentro de tu negocio. Nosotros lo llamamos el cerebro de tu negocio: una carpeta donde vive todo lo de tu negocio, con la IA trabajando adentro y conectada a tu correo, tu calendario, tus archivos y tu contabilidad. Ahí le preguntas “¿quién está esperando que le conteste?” y te responde.